Les statuts : signataire & validateur

Il est possible que vous ayez besoin de faire valider une procédure par quelqu'un d'autre avant d'envoyer les documents au signataire. Vous pouvez facilement mettre en place ce type de processus en utilisant un membre validateur.

Pour rappel, la création d'une demande de signature se déroule en trois étapes :

1. L'ajout des membres (signataires, validateurs) et ordonnancement
2. L'ajout des documents à signer
3. La définition des paramètres de la procédure

A la première étape, lors de l'ajout des membres, un contact peut se voir attribuer l'un des deux statuts suivants: Signataire ou Validateur

Signataire

Un signataire est un contact qui doit signer l'ensemble des documents de la procédure. Son usage est légal. 

Validateur

Un validateur est un contact qui doit seulement donner son approbation sur le contenu de l'ensemble des documents. Son usage est lié à un process interne.

⚠️ La validation ne sera pas visible sur le document. 

📢 Cette fonctionnalité est généralement associée à l'ordonnancement des signataires afin de mettre en place un circuit de validation au sein du workflow de signature.

🔸 Qu'il soit signataire ou validateur, le contact aura la possibilité de refuser de signer ou de valider une procédure. Dans ce cas, il pourra motiver les raisons de son refus afin d'en informer l'émetteur de la procédure. 

Exemple

Dans mon service, je dois faire signer un contrat client à mon directeur des Ventes puis par mon client. Avant cela, ce contrat doit être validé en interne par notre service juridique.
Dans ce cas, le service juridique n'est pas signataire du contrat mais doit seulement valider que le contenu du contrat reste conforme aux exigences de la société.

Je peux donc ajouter une personne du service juridique en tant que validateur au sein de ma procédure, puis ajouter le Directeur des Ventes en seconde position et activer l'ordonnancement des signataires.

Par conséquent, tant que la personne du service juridique n'aura pas accepté et validé le contrat client, le Directeur des Ventes ne sera pas notifié, ni invité à signer le document.

Pour aller plus loin :

Ordonnancement des signataires