Workflow di convalida

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Creare un workflow di convalida con l'API Yousign

Proprio come nell'applicazione, l'API Yousign ti consente di creare facilmente un workflow di convalida e di firma di documenti con la partecipazone di diverse parti. I membri della procedura possono avere lo status di firmatario o validatore.

 

Gli status

  • Validatore:
     
    -
    Il suo ruolo è di convalidare, generalmente prima di firmare, i documenti di una procedura.
    - Anche se questa azione non ha un vero valore legale a differenza della firma elettronica in sé, l’approvazione del validatore sarà registrata da Yousign. La registrazione dell’approvazione del documento si trova nelle informazioni della procedura e permette di ricostruire, tracciandolo, il workflow interno della procedura in questione.

 

  • Firmatario:
    - Il suo ruolo è firmare elettronicamente i documenti della procedura.

Puoi trovare l'articolo tecnico che consente di definire lo status di un membro della procedura di firma qui.

 

L'ordinamento dei membri della procedura

Per impostazione predefinita, tutti i membri di una procedura di firma vengono informati e invitati a convalidare o firmare i documenti contemporaneamente. Pertanto, ogni membro può convalidare o firmare la procedura senza un ordine preciso ed in qualsiasi momento.

 

Yousign_Workflow_de_valdiation_notification_02.png

Tuttavia, è ora possibile definire un ordine di firma. In questo caso, il primo membro dovrà intervenire (validare o firmare il documento) affinché il secondo membro della procedura venga notificato ed invitato.

 

Yousign_Workflow_de_valdiation_notification_03.png

 

Questo processo verrà ripetuto tante volte quanti sono i membri di una procedura.

 

I workflow, altrimenti detti circuiti di convalida

Nelle aziende, è molto comune che diversi dipendenti approvino e convalidino richieste o contratti prima che essi vengano firmati. 

Per esempio:

  • I contratti:

    - Prima che un contratto venga firmato da un Chief Executive Officer (CEO), a volte deve essere approvato dall'ufficio legale che sarà incaricato di garantire la conformità di tutti i punti al suo interno.
    - In questo caso possiamo immaginare che una persona dell'ufficio legale debba convalidare il contratto in modo che l'Amministratore Delegato sia invitato poi a firmare i documenti.
    - Senza questa convalida, il CEO non riceverà un invito a firmare e verrà quindi notificato solo dopo che l’ufficio legale avrà validato il contratto.

B14-Tous-vos-documents.png

  • Domanda di acquisto:

    - Quando una domanda di acquisto viene effettuata, deve essere molto spesso convalidata da un manager, possibilmente il responsabile degli acquisti e poi firmata dal CEO.
    - Qui possiamo immaginare di impostare un meccanismo di validazione interna (workflow) che consenta di ri-tracciare le approvazioni dei vari membri della procedura in questione.
    - Solo il CEO sarà responsabile in un secondo momento della firma elettronica della domanda di acquisto.
    - Per finire, l‘opzione di rifiuto della firma potrà esserti utile per apportare delle correzioni al documento o alla procedura in maniera più efficiente.
  • E molti altri esempi o casi di utilizzo...

Come avrai notato, l’API Yousign sarà quindi in grado di adattarsi perfettamente ai tuoi processi interni e di integrarsi alle tue applicazioni.

Renderà quindi il tutto più fluido e ti consentirà di aumentare la tua produttività, concentrandoti su ciò che sai fare meglio: il tuo lavoro.

 

B22-Sandbox.png

 

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