Workflow di convalida

Creare un workflow di convalida con l'API Yousign

Proprio come nell'applicazione, l'API Yousign ti consente di creare facilmente un workflow di convalida e di firma di documenti con la partecipazone di diverse parti. I membri della procedura possono avere lo status di firmatario o validatore.

Gli status

Validatore: Il suo ruolo è di convalidare, generalmente prima di firmare, i documenti di una procedura.

Anche se questa azione non ha un vero valore legale a differenza della firma elettronica in sé, l’approvazione del validatore sarà registrata da Yousign. La registrazione dell’approvazione del documento si trova nelle informazioni della procedura e permette di ricostruire, tracciandolo, il workflow interno della procedura in questione.

Firmatario: Il suo ruolo è firmare elettronicamente i documenti della procedura.

Puoi trovare l'articolo tecnico che consente di definire lo status di un membro della procedura di firma qui.

L'ordinamento dei membri della procedura

Per impostazione predefinita, tutti i membri di una procedura di firma vengono informati e invitati a convalidare o firmare i documenti contemporaneamente. Pertanto, ogni membro può convalidare o firmare la procedura senza un ordine preciso ed in qualsiasi momento.

Tuttavia, è ora possibile definire un ordine di firma. In questo caso, il primo membro dovrà intervenire (validare o firmare il documento) affinché il secondo membro della procedura venga notificato ed invitato.

Questo processo verrà ripetuto tante volte quanti sono i membri di una procedura.

I workflow, altrimenti detti circuiti di convalida

Nelle aziende, è molto comune che diversi dipendenti approvino e convalidino richieste o contratti prima che essi vengano firmati. 

Per esempio:

• I contratti:
  
  - Prima che un contratto venga firmato da un Chief Executive Officer (CEO), a volte deve essere approvato dall'ufficio legale che sarà incaricato di garantire la conformità di tutti i punti al suo interno.
  - In questo caso possiamo immaginare che una persona dell'ufficio legale debba convalidare il contratto in modo che l'Amministratore Delegato sia invitato poi a firmare i documenti.
  - Senza questa convalida, il CEO non riceverà un invito a firmare e verrà quindi notificato solo dopo che l’ufficio legale avrà validato il contratto.

• Domanda di acquisto:
  
  - Quando una domanda di acquisto viene effettuata, deve essere molto spesso convalidata da un manager, possibilmente il responsabile degli acquisti e poi firmata dal CEO.
  - Qui possiamo immaginare di impostare un meccanismo di validazione interna (workflow) che consenta di ri-tracciare le approvazioni dei vari membri della procedura in questione.
  - Solo il CEO sarà responsabile in un secondo momento della firma elettronica della domanda di acquisto.
  - Per finire, l‘opzione di rifiuto della firma potrà esserti utile per apportare delle correzioni al documento o alla procedura in maniera più efficiente.
• E molti altri esempi o casi di utilizzo...

Come avrai notato, l’API Yousign sarà quindi in grado di adattarsi perfettamente ai tuoi processi interni e di integrarsi alle tue applicazioni.

Renderà quindi il tutto più fluido e ti consentirà di aumentare la tua produttività, concentrandoti su ciò che sai fare meglio: il tuo lavoro.