I differenti ruoli: firmatario e validatore

Potrebbe essere necessario delle volte di dover far validare una procedura di firma da qualcun altro prima di inviare i documenti al firmatario.
È possibile stabilire facilmente questo tipo di processo definendo un membro della procedura con il ruolo di “validatore”.

Come detto in precedenza, la creazione di una richiesta di firma avviene in tre fasi:

1. Aggiungere i membri della procedura (firmatari, validatori) ed ordinarli
2. Aggiungere i documenti da firmare
3. Definire i parametri della procedura

Nella prima fase, quando si aggiungono i membri, ad un contatto può essere assegnato uno dei due seguenti ruoli: Firmatario o Validatore.

Firmatario

Il firmatario è un contatto che deve firmare tutti i documenti della procedura. L’utilizzo di questo ruolo rispecchia il valore legale della procedura di firma.

Validatore

Un validatore è un contatto che deve solo dare la sua approvazione riguardo il contenuto di tutti i documenti. L’utilizzo di questo ruolo è legato a un processo interno dell'azienda e non ha quindi valore legale.

⚠️ L’approvazione da parte del validatore non sarà visibile sul documento.

📢 Questa funzionalità è generalmente associata all’ordinamento dei firmatari che imposta un circuito di convalida all'interno del workflow del processo di firma.

🔸 Che sia firmatario o validatore, il contatto avrà la possibilità di rifiutarsi di firmare o di convalidare una procedura. In tal caso potrà motivare il suo rifiuto al fine di informare l'emittente della procedura.

Esempio

Nel mio dipartimento devo far firmare un contratto dal mio responsabile commerciale e poi dal mio cliente.
Prima di procedere, questo contratto deve essere convalidato internamente dal nostro ufficio legale.

In questo caso, l'ufficio legale non è un firmatario del contratto, ma deve solo convalidare che il contenuto del contratto sia conforme ai requisiti dell'azienda.

Posso quindi aggiungere una persona dell'ufficio legale come validatore all'interno della mia procedura, aggiungere poi il direttore commerciale in seconda posizione e attivare l’ordinamento dei firmatari.

Di conseguenza, fino a quando la persona dell'ufficio legale non avrà accettato e convalidato il contratto, il direttore delle vendite non verrà informato o invitato a firmare il documento.

Per approfondire:

Ordinamento dei firmatari