Créer un workflow de validation avec l'API Yousign

Tout comme l'application, l'API Yousign permet de construire simplement un workflow de validation et de signature avec plusieurs intervenants. Ces derniers pourront avoir un statut de signataire ou bien de validateur.

Les statuts

• Validateur :
  • Son rôle est de valider, généralement avant la signature, les documents de la procédure.
  • Même si cette action n'a pas la valeur légale de la signature, son action sera enregistrée par Yousign dans les informations de la procédure afin de construire et enregistrer votre circuit de validation interne.
    
    
• Signataire :
  • Son rôle est de signer électroniquement les documents présentés.

Retrouver l'article technique permettant de définir le statut d'un membre de la procédure de signature.

L'ordonnancement des membres de la procédure

Par défaut, l'ensemble des membres d'une procédure de signature sont notifiés et invités à valider ou signer les documents au même moment. Par conséquent, chaque membre peut valider ou signer dans n'importe quel ordre.

Toutefois, il est maintenant possible de définir un ordre d'intervention. Dans ce cas, le premier membre devra réaliser son action pour notifier et inviter le second membre. Ce principe se répétera autant de fois qu'il y a de membres dans la procédure.

Retrouver l'article technique permettant de définir l'ordre de signature ou de validation pour les membres de la procédure de signature.

Les workflows ou circuits de validation

Dans les entreprises, il est très fréquent que plusieurs collaborateurs doivent approuver et donc valider des demandes ou des contrats avant qu'ils ne soient signés. Nous pouvons prendre les exemples suivants pour illustration :

• Les contrats :
  • Avant qu'un contrat ne soit signé par un Directeur Général (DG), il doit parfois être approuvé par le service juridique qui sera en charge d'assurer la conformité de l'ensemble des points contractuels.
  • Dans ce cas, il est possible d'imaginer qu'une personne du service juridique devra, obligatoirement, valider le contrat pour que le Directeur Général soit invité à signer les documents.
  • Sans cette validation, le DG ne recevra pas d'invitation à signer et il ne sera sollicité qu'à bon escient.

• Les demandes d'achats :
  • Lorsqu'une demande d'achat est faite, elle doit fréquemment être validée par le manager, éventuellement le responsable des achats pour ensuite être signée par le DG.
  • Ici, on imagine très bien mettre en place un mécanisme de validation interne permettant de tracer les différentes validation des responsables.
  • Seul le DG aura la responsabilité de signer électroniquement la demande d'achat.
  • Enfin, le mécanisme de refus pourra également vous aider à apporter les corrections plus efficacement.
    
    
• Et bien d'autres cas d'usage...

Vous l'aurez compris, notre API Yousign pourra parfaitement s'adapter à vos processus internes existants pour s'intégrer à vos applications et fluidifier au maximum ces enchaînements. De quoi booster votre productivité et concentrer votre travail sur ce que vous savez faire de mieux.

Découvrez aussi comment utiliser le parapheur électronique Yousign.